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Regularien für die Abgabe von Pflichtexemplaren als elektronische Version

Grundlage
Voraussetzung für die Annahme in elektronischer Form
Vorgaben der Universitätsbibliothek
Formale Gesichtspunkte der Ablieferung
Checkliste
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Grundlage

Laut Beschluß vom 30.10.1997 hat die Kultusministerkonferenz ihre bisherigen "Grundsätze für die Veröffentlichung von Dissertationen" um die Möglichkeit der digitalen Veröffentlichung von Dissertationen ergänzt.

 

Voraussetzung für die Annahme in elektronischer Form

Die Promotions- bzw. Habilitationsordnung Ihrer Fakultät macht Vorgaben zur elektronischen Publikation. (Alle Prüfungsordnungen)
Bitte klären Sie gegebenenfalls vorab die Stückzahl der abzugebenden CD-ROMs und ggf. der Druckversionen mit dem zuständigen Dekanat, wenn diese Angaben in der jeweiligen Promotions- oder Habilitationsordnung fehlen.
NEU Möglicherweise erlaubt Ihre Fakultät auch eine Ablieferung der elektronischen Version per Upload ins Dokumentenrepositorium oder per Email.

 

Vorgaben der Universitätsbibliothek

Die Universitätsbibliothek benötigt bei der Pflichtablieferung Ihrer Dissertation / Habilitation folgende Unterlagen:

Erforderliche Metadaten:

Erklärung
Die maschinenschriftlich ausgefüllte und handschriftlich unterschriebene Erklärung (Deutsche Version; Englische Version).
Bei Ablieferung via Upload oder Email wird die Erklärung als Datei benötigt.
Schlagworte
Für die weitere sachliche Erschließung bitten wir um die Nennung von mindestens 5 deutschen Schlagworten, die auf der Erklärung vermerkt oder als eigene Datei abgeliefert werden können. Diese Angaben sind für die Meldung der Dissertation an Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) erforderlich.
Wir bitten darum, auch übergeordnete Begriffe und gegebenenfalls Synonyme der im Sachtitel enthaltenen Wörter zu beachten.
Hilfe zur Schlagwort-Vergabe

 

Erforderliche Dateien:

Dissertation / Habilitation
Vollständig genehmigte Prüfungsfassung der Dissertation / Habilitation als 1 PDF-Datei ohne Passwortschutz (max. Datei-Größe 50 MB)
Anmerkung: Diese Datei sollte auch als Grundlage für die zu erstellenden Druckexemplare dienen.
Alternativ können große Dateien bei der Ablieferung via Upload oder E-Mail auch über einen Cloud-Speicher (z.B. Sciebo) zur Verfügung gestellt werden.
Hinweis: Enthält die Dissertation einen Lebenslauf bzw. muss dieser laut Promotionsordnung enthalten sein, empfehlen wir, die Angaben im Lebenslauf auf die vorgeschriebenen zu beschränken. Insbesondere persönliche Kontaktdaten, wie Telefonnummer, Adresse und Emailadresse sollten entfernt werden.
Inhaltsangabe (Abstract)
Inhaltsangabe (Abstract) in deutscher Sprache mit maximal 1000 Zeichen inklusive Leerzeichen im (doc(x)- oder txt-Format). Zusätzlich ist ein Abstract in einer anderen Sprachen möglich.
Damit diese vorgeschriebene Größe nicht überschritten wird, bitten wir dringend darum, entweder die in Microsoft Word integrierte Zählfunktion ("Zeichen mit Leerzeichen") zu nutzen oder Zeichen und Leerzeichen manuell zu zählen. Es wird ausschließlich ein Fließtext benötigt, ohne Überschrift und Verfasserangabe, auch Gliederungsüberschriften sind nicht notwendig. Die in der Dissertation (Habilitation) vorhandenen Zusammenfassungen und das Inhaltsverzeichnis werden von uns extrahiert und zusätzlich zum kompletten Text der Dissertation / Habilitation zum Download zur Verfügung gestellt.

Alle Dateien werden von uns mit Metadaten angereichert.

 

Zusätzliche Informationen zu den zugelassenen Datenformaten und Hilfen für die Elektronische Publikation.

 

Optionale Metadaten

Zusätzliches Angebot für die Autoren
Falls Sie dem Leser Ihrer Dissertation (Habilitation) die Möglichkeit geben wollen, mit Ihnen in Kontakt zu treten, veröffentlichen wir gerne Ihre E-Mail-Adresse.
Bitte legen Sie dazu die Publikationserlaubnis vor.

 

 

Formale Gesichtspunkte der Ablieferung

NEU 

Abgabe durch Hochladen über das Dokumentenrepositorium (OPUS)

Die Abgabe durch Hochladen über OPUS ist noch nicht von allen Dekanaten genehmigt. Bitte fragen Sie beim zuständigen Dekanat nach, bevor Sie diese Abgabe-Variante wählen.

Hochladen
Der Doktorand / Die Doktorandin lädt seine / ihre Dissertation / Habilitation und die weiteren geforderten Dateien über die Hochladefunktion in das Dokumentenrepositorium (OPUS) hoch.
  • https://hss-opus.ub.ruhr-uni-bochum.de/opus4/home
  • Während des Hochladeprozesses werden u.a. folgende Informationen abgefragt: Titel der Dissertation, Fakultät, Gutachter bzw. Referent und Korreferent, Tag der mündlichen Prüfung
    Hilfe zum Hochladen
  • Dateien
    Hochgeladen werden müssen folgende Dateien:
  • PDF-Datei der Dissertation / Habilitation
  • Word- oder Text-Datei der Inhaltsangabe (Abstract)
  • Word- oder Text-Datei der Schlagworte
  • rtf-Datei der "Erklärung des Promovenden/der Promovendin zur Veröffentlichung einer digitalen Dissertation (Habilitation) an der Ruhr-Universität Bochum"
  • Erläuterung zu den Dateien und der Erklärung.
    WICHTIG
    Bitte lesen Sie unbedingt vor dem Hochladen die Hilfe für das Hochladen, damit der Hochladeprozess ohne Unterbrechung durchgeführt werden kann.
    Bitte laden Sie alle benötigten Dateien am Anfang des Formulars hoch. Nach dem Speichern des Formulars ist Ihre Sitzung im Dokumentenrepositorium beendet. Es können nachträglich keine Dateien mehr hinzugefügt werden. Sollte noch eine Datei ergänzt werden müssen, senden Sie dieses bitte als Datei-Anhang per E-Mail an theses-ub@rub.de.

    Die fehlenden Druckexemplare, ebenso wie das Original der „Erklärung des Promovenden / der Promovendin zur Veröffentlichung einer digitalen Dissertation (Habilitation) an der Ruhr-Universität Bochum“ mit der Original-Unterschrift müssen unaufgefordert und zeitnah (spätestens aber innerhalb von 14 Tagen) an die Tausch- und Hochschulschriftenstelle geschickt werden.

    Post- und Briefanschrift

     

    NEU 

    Abgabe per E-Mail


    Die Abgabe per E-Mail ist noch nicht von allen Dekanaten genehmigt. Bitte fragen Sie beim zuständigen Dekanat nach, bevor Sie diese Abgabe-Variante wählen.

    E-Mail an theses-ub@rub.de
    Diese E-Mail muss folgende Informationen enthalten:
  • den Titel der Dissertation, die Fakultät, die Gutachter bzw. Referent und Korreferent und den Tag der mündlichen Prüfung
  • die Zusicherung, dass die einzureichenden Druckexemplare, ebenso wie das Original der „Erklärung des Promovenden/der Promovendin zur Veröffentlichung einer digitalen Dissertation (Habilitation) an der Ruhr-Universität Bochum“ mit der Original-Unterschrift unaufgefordert und zeitnah (spätestens aber innerhalb von 14 Tagen) an die Tausch- und Hochschulschriftenstelle geschickt werden.
  • Dateien
    Der E-Mail müssen folgende Dateien angehängt werden:
  • PDF-Datei der Dissertation / Habilitation
  • Word- oder Text-Datei der Inhaltsangabe (Abstract)
  • Word- oder Text-Datei der Schlagworte
  • rtf-Datei der "Erklärung des Promovenden/der Promovendin zur Veröffentlichung einer digitalen Dissertation (Habilitation) an der Ruhr-Universität Bochum"

  • Erläuterung zu den Dateien und der Erklärung.

    Die fehlenden Druckexemplare, ebenso wie das Original der „Erklärung des Promovenden / der Promovendin zur Veröffentlichung einer digitalen Dissertation (Habilitation) an der Ruhr-Universität Bochum“ mit der Original-Unterschrift müssen unaufgefordert und zeitnah (spätestens aber innerhalb von 14 Tagen) an die Tausch- und Hochschulschriftenstelle geschickt werden.

    Post- und Briefanschrift

     

    Abgabe auf CD-ROM

    Dateien
    Die CD-ROM muss folgende Dateien enthalten:
  • PDF-Datei der Dissertation / Habilitation
  • Word- oder Text-Datei der Inhaltsangabe (Abstract)
  • optional Word- oder Text-Datei der Schlagworte
  • Erläuterung zu den Dateien und der Erklärung.
    Hülle
    CD-ROMs müssen sich in einer handelsüblichen Hartplastikhülle (Format: ca. 12 x 14 cm) befinden.
    Einlegeblatt
    Die Hartplastikhülle muss ein Einlegeblatt im Format der Hülle enthalten mit Verfasser- und Titelangabe sowie Vermerk der Fakultät, des Namens/der Namen des/der Gutachter/s und des Datums der mündlichen Prüfung.
    Beschriftung
    Bitte notieren Sie auf der Oberseite der CD-ROM mit einem geeigneten Stift in Druckschrift Name, Titel der Arbeit, das Datum der mündlichen Prüfung sowie die Fakultät. Auf eine Verwendung von Aufklebern sollte zum Schutz von Lesegeräten und CD-ROMs abgesehen werden. Bitte lassen Sie auch den inneren Plastikring der CD-ROM frei, dort werden bibliothekarische Archivierungsmerkmale angebracht.
    Druckexemplare, Erklärung
    Die Abgabe wird vervollständigt durch die in der jeweiligen Promotionsordnung vorgegebene Anzahl an Druckexemplaren und der „Erklärung des Promovenden / der Promovendin zur Veröffentlichung einer digitalen Dissertation (Habilitation) an der Ruhr-Universität Bochum“.
    Abgabe in der Tausch- und Hochschulschriftenstelle
    Die Abgabe in der Tausch- und Hochschulschriftenstelle ist zur Zeit nicht möglich!
    Die Abgabe der Dissertationen und Habilitationen erfolgt in der Tausch- und Hochschulschriftenstelle auf der 5. Etage im Raum 5/16. (Öffnungszeiten)

    oder

    Abgabe durch Postversand an die Universitätsbibliothek
    Post- und Briefanschrift

     

    Nach der Ablieferung der Pflichtexemplare
    Die Mitarbeiterinnen Frau N. Ihme und Frau C. Jesorsky sind für das Ausstellen der Bescheinigung, als Nachweis über das Einreichen der erforderlichen Pflichtexemplare, zuständig.
    Vor der Ausstellung erfolgt die Überprüfung der Abgabeformalia, im Rahmen dieser Feststellung wird auch die Prüfung der Datenformate sowie der technischen Korrektheit der Dateien durchgeführt.
    Nachfolgend wird die Bescheinigung dem zuständigen Dekanat zugeschickt.

     

    Checkliste

    Anhand dieser Checkliste können Sie überprüfen, ob Sie alle Vorgaben für die Ablieferung Ihrer Pflichtexemplare in elektronischer Form erfüllt haben.